PRONTOROSTER

Informativa privacy

Versione ProntoRoster privacy-v1. Data di efficacia: 22 agosto 2026. Questa informativa descrive il trattamento dei dati per il sito prontoroster.it, le app ProntoRoster Team, ProntoRoster Player, ProntoRoster Vision e i servizi collegati.

Fornitore del servizio: Fabio Carlo Villa. Contatto privacy: privacy@prontoroster.it.

Ulteriori riferimenti amministrativi del fornitore possono essere comunicati nei contratti, negli inviti pilota o nelle comunicazioni operative con le società sportive.

Servizio gratuito per ASD, staff, giocatori e famiglie durante il percorso pilota e di adozione iniziale. Eventuali servizi B2B futuri, sponsor o accordi specifici con società sportive saranno gestiti con condizioni separate.

Se non vuoi essere coinvolto in un ambiente di test, oppure vuoi chiedere esclusione, rettifica o cancellazione dei dati collegati al tuo indirizzo, scrivi a support@prontoroster.it indicando l'indirizzo da escludere e, se nota, la società sportiva di riferimento. Per la cancellazione account puoi usare anche la pagina Eliminazione account e dati.

1. Servizio e soggetti coinvolti

ProntoRoster è una piattaforma per società sportive, ASD/SSD, istruttori, dirigenti, giocatori e famiglie. Serve a gestire account, società, squadre, staff, roster, convocazioni, allenamenti, comunicazioni operative, associazione delle app Team e Player, strumenti video Vision, riepiloghi gestionali e, in futuro, sponsor controllati.

Quando ricevi un invito da una società che non riconosci, non usare il link, non scansionare il QR, non installare l'app da quel collegamento e contatta direttamente la società indicata.

2. Ruoli privacy: società e ProntoRoster

La società sportiva che decide quali dati raccogliere e come usarli per i propri atleti, genitori, staff e squadre opera di regola come titolare del trattamento. In questi casi ProntoRoster tratta i dati come fornitore tecnico e responsabile del trattamento, secondo le istruzioni della società e per rendere disponibili le funzioni richieste.

Quando ProntoRoster opera come responsabile del trattamento per una società sportiva, il rapporto B2B deve essere regolato da un accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 GDPR.

ProntoRoster può invece operare come titolare autonomo per dati necessari a creare e gestire account della piattaforma, sicurezza, assistenza tecnica, prevenzione abusi o frodi, diagnostica, miglioramento del servizio, adempimenti legali propri e rapporti amministrativi con i clienti.

3. Basi giuridiche e consensi separati

Le funzioni operative come roster, convocazioni, allenamenti, presenze, comunicazioni di squadra e sicurezza del servizio non devono essere confuse con marketing o pubblicità. Possono basarsi, secondo il ruolo effettivo del titolare, su contratto, misure precontrattuali, obblighi organizzativi, legittimo interesse o altri presupposti applicabili.

Finalità	Base giuridica principale
Creazione account, accesso, sessioni, verifica email e reset password	Contratto o misure precontrattuali; sicurezza del servizio come legittimo interesse
Gestione società, squadre, staff, atleti, convocazioni, risposte e presenze	Istruzioni della società titolare, contratto con la società o legittimo interesse organizzativo sportivo
Inviti app, QR/link temporanei, notifiche operative e comunicazioni di servizio	Esecuzione del servizio richiesto e legittimo interesse alla continuità organizzativa
Log tecnici, audit, anti-abuso, sicurezza, diagnostica e continuità	Legittimo interesse alla protezione della piattaforma, degli utenti e delle società
Marketing, sponsor personalizzati, comunicazioni commerciali o canali non strettamente operativi	Consenso specifico o altra base separata, quando applicabile

Consenso, marketing, profilazione, sponsor personalizzati, WhatsApp non strettamente operativo e comunicazioni commerciali devono restare separati, specifici e non precompilati. ProntoRoster non usa un consenso unico per coprire finalità incompatibili.

4. Categorie di dati

Per account e sicurezza possono essere trattati email, hash della password, stato verifica email, sessioni, provider social, log tecnici, indirizzi IP e dati minimi del dispositivo. Per le società possono essere trattati denominazione, forma giuridica, sport, codice fiscale o P.IVA, referente, contatti e indirizzo.

Per staff e giocatori possono essere trattati nome, cognome, email, telefono, ruolo, squadra, sport, categoria, anno di nascita, numero maglia, genitore o referente, stato di collegamento app, inviti inviati, risposte, presenze e note operative.

Le richieste pilota inviate dalla home possono includere dati del referente, società, difficoltà organizzativa, codice cliente potenziale e dati tecnici minimi della richiesta come IP, user-agent, lingua browser, zona oraria, pagina di origine e informazioni proxy disponibili. Questi dati servono a gestire il ricontatto, sicurezza, anti-abuso e diagnosi tecnica, non a profilare l'utente.

No profilazione. ProntoRoster usa soltanto cookie e memorie tecniche necessari a sicurezza, accesso, preferenze essenziali e corretto funzionamento del servizio. Non sono attivi cookie di profilazione, marketing, advertising comportamentale o tracciamento pubblicitario.

I cookie tecnici possono includere sessioni di accesso, token temporanei OAuth, preferenze essenziali e stato tecnico del browser. La scelta espressa nel banner cookie viene salvata come preferenza tecnica locale per non riproporre l'avviso a ogni visita.

Se l'utente sceglie "Solo necessari", ProntoRoster non attiva strumenti non necessari; la navigazione pubblica continua. Alcune funzioni riservate, come login, sicurezza account e associazione app, possono comunque richiedere cookie o memorie tecniche indispensabili.

5. Minori, genitori e modello parent-first

ProntoRoster può trattare dati riferiti a minorenni quando la società sportiva crea o importa giocatori minorenni. Per i profili dei minori, il collegamento dell'app Player e le impostazioni principali devono seguire un approccio parent-first: coinvolgimento del genitore, tutore o referente abilitato dalla società, con prova dell'accettazione e del contesto quando tecnicamente disponibile.

Quando il trattamento si basa sul consenso per servizi online e la normativa lo richiede, in Italia il consenso autonomo del minore rileva solo dai 14 anni; sotto tale soglia serve il genitore o chi esercita la responsabilità genitoriale. Anche sopra i 14 anni resta prudente mantenere il referente adulto per funzioni organizzative o sensibili.

Le informazioni rivolte ai minori devono essere brevi, chiare e comprensibili. ProntoRoster evita funzioni social aperte e limita la visibilità al canale sportivo autorizzato.

6. Comunicazioni operative

ProntoRoster può inviare email, notifiche push e, se configurati, altri canali come WhatsApp per inviti app, conferme account, reset password, convocazioni, allenamenti, promemoria, variazioni, annullamenti e avvisi di servizio.

Le comunicazioni operative sono distinte da comunicazioni promozionali. Non devono essere usate per pubblicità mascherata, sponsor outbound verso minori o messaggi commerciali non richiesti. WhatsApp, se introdotto, richiederà opt-in e opt-out separati e verificabili.

7. App Team e Player

Le app possono usare fotocamera per leggere QR, rete per sincronizzare dati, notifiche per avvisi operativi e memoria locale per mantenere lo stato quando l'app è chiusa o senza connessione. Le notifiche dipendono anche da permessi e impostazioni di Android, iOS e del dispositivo.

Le notifiche devono contenere il minimo indispensabile. Per dati sensibili o dettagli non necessari, la notifica dovrebbe solo avvisare e l'app dovrebbe recuperare il contenuto dal server dopo autenticazione.

8. App Vision, fotocamera e audio

ProntoRoster Vision usa fotocamera e, quando la registrazione video è attivata dall'utente, microfono/audio del dispositivo per ripresa sportiva, tracking e diagnostica tecnica locale. La diagnostica automatica, quando abilitata, deve escludere video, audio, token e dati personali non necessari e usare un modello di minimizzazione e redazione.

Team, Player e Vision non richiedono permessi Android di geolocalizzazione. Le coordinate o gli indirizzi di impianti e sedi, se presenti nel gestionale, sono dati inseriti dalla società o derivati da geocodifica di indirizzi amministrativi, non tracciamento GPS del dispositivo dell'utente.

9. QR code, link temporanei e token

QR code e link di associazione sono credenziali temporanee: non vanno fotografati, inoltrati o condivisi con terzi. Devono contenere solo token tecnici ad alta entropia, senza dati personali leggibili, essere validati server-side, avere scadenza, uso singolo e possibilità di revoca.

10. Dati sanitari e motivi di assenza

Convocazioni, presenze e assenze non sono pensate per diffondere dati di salute. Campi liberi come note o motivi di assenza possono trasformarsi in dati sanitari se contengono diagnosi, infortuni, certificati o informazioni mediche. Queste informazioni devono essere evitate nei canali ordinari, minimizzate e rese visibili solo a chi è autorizzato.

11. Sponsor e pubblicità

La piattaforma potrà mostrare sponsor o contenuti promozionali collegati alla società o al contesto sportivo. Per ambienti accessibili a minori, la scelta prudente è usare contenuti contestuali, non profilati, non invasivi, chiaramente riconoscibili e senza comunicazioni promozionali outbound verso minori.

Metriche sponsor e report commerciali dovranno essere aggregati o tecnici, salvo base giuridica e informativa specifica. Non sono previste profilazioni pubblicitarie individuali dei minori.

12. Log, audit e conservazione

ProntoRoster registra log tecnici e audit trail per sicurezza, continuità del servizio, supporto, prevenzione duplicazioni, contestazioni e ricostruzione dello stato dopo errori o inattività.

Salvo obblighi di legge, difesa di diritti o istruzioni diverse della società titolare, i criteri ordinari sono: token di invito e associazione fino a scadenza o revoca; sessioni e reset password fino a scadenza tecnica; log di sicurezza e audit operativo fino a 12 mesi; import CSV temporanei fino a completamento o sostituzione; notifiche, convocazioni, risposte e presenze per la durata del rapporto sportivo o della società sul servizio; ticket e richieste supporto fino a 24 mesi dalla chiusura; backup tecnici secondo cicli documentati e limitati, di norma entro 30-90 giorni salvo esigenze di sicurezza, continuità o obblighi legali. Decorso il periodo applicabile, i dati sono cancellati, anonimizzati o aggregati.

13. Destinatari, fornitori e trasferimenti

I dati possono essere accessibili a utenti autorizzati della società, staff di squadra, genitori/referenti, fornitori tecnici di hosting, email transazionali, notifiche push, diagnostica, sicurezza e assistenza. I servizi identificati nel perimetro tecnico includono VPS/hosting, database, email transazionale, Firebase Cloud Messaging per notifiche push, OAuth Google se configurato, geocodifica indirizzi tramite provider esterno e librerie Android per QR, fotocamera e AI locale.

Alcuni fornitori o infrastrutture possono trattare dati fuori dall'Italia o dallo Spazio Economico Europeo. In questi casi ProntoRoster usa fornitori con misure contrattuali e tecniche adeguate, come decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre garanzie previste dagli artt. 45 e 46 GDPR quando applicabili, e aggiorna l'inventario operativo nel rapporto con le società sportive.

14. Data Safety Google Play

Per Google Play, ProntoRoster dichiara solo dati e permessi effettivamente usati dalle app pubblicate. Team e Player non richiedono geolocalizzazione del dispositivo; usano rete, fotocamera per QR e notifiche. Vision usa fotocamera, microfono quando l'utente registra, rete e diagnostica tecnica minimizzata. Le dichiarazioni Data Safety devono essere aggiornate se cambiano SDK, permessi, finalità o flussi.

15. Riepiloghi incassi non fiscali

Eventuali riepiloghi economici hanno finalità solo gestionale. La piattaforma non emette fatture, non gestisce corrispettivi telematici, non sostituisce contabilità, conservazione fiscale o consulenza tributaria della società sportiva.

16. Diritti

Gli interessati possono chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità ove applicabile. Per dati inseriti dalla società sportiva, la richiesta va indirizzata prima alla società titolare; ProntoRoster può supportare tecnicamente la gestione della richiesta.

Le richieste di eliminazione account e dati possono essere avviate dalla pagina Eliminazione account e dati. La richiesta deve indicare l'email/account interessato e, se presente, la società sportiva di riferimento. Alcuni dati possono essere conservati nei limiti necessari per obblighi legali, sicurezza, audit, tutela da abusi o difesa di diritti. Resta il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

17. Sicurezza e segnalazioni

Le password sono salvate con hash, le sessioni sono revocabili, i canali sono separati per società e squadra, i link hanno token temporanei, il traffico pubblico usa HTTPS/TLS e il server conserva audit operativo. Accessi errati, dati visibili a soggetti sbagliati, notifiche improprie o link ricevuti per errore devono essere segnalati subito.

18. Contatti

Per richieste privacy o cancellazione dati scrivi a privacy@prontoroster.it; per supporto operativo a support@prontoroster.it; per segnalazioni di sicurezza a security@prontoroster.it. Se i dati sono stati inseriti da una società sportiva, avvisa anche il referente della società. Per contenuti gestiti dalla società, ProntoRoster può dover coordinare la richiesta con il titolare del trattamento.